为进一步提高学院院长办公室的服务水平和办事效率，促进办公室工作人员勤政、高效，特制定本制度。

第一条 文秘、信息工作

1.收到各类外来公文，当即起草拟办意见，并根据校领导阅示意见和来文内容、急缓程度及时送有关领导和部门。急件当即转承办部门，普通文件在领导签批意见后2个工作日内完成下发、存档工作。

2.学校印发公文收到即办。公文在领导正式签发后2个工作日内完成印制。

3.会议纪要在会议结束后4个工作日内完成起草，领导签发后2个工作日内完成印制。

4.学校安排印发各类工作计划、规划、总结等文件要根据工作实际情况和领导要求及时完成起草。

5.省政府公文处理系统信息报送工作要按照省市有关报送的通知时限要求，保质保量完成。

第二条  事务及接待工作

1.接到已确定的会议通知即时通知各有关部门；若需口头通知或电话通知的，在半个工作日内完成。承担有关会议的会场安排，最迟在会前1小时布置就绪。

2.接到公务传真，接班人需于1小时内交院长办公室主任、副主任或有关领导阅示。

3.学校明确了由院长办公室承办的大型活动，提前2个工作日确定接待方案，并逐项落实到位。一般性来访接待工作提前1个工作日落实。

第三条  印章及公务用车工作

1.严格印章管理，对需要用印的一般文件、材料在审查登记后即时盖章；如因工作原因外出不在岗则需在返校1个工作日内完成印章使用工作。

2.对公务用车使用工作，在接到相关部门用车申请后1个工作日内完成公务车调派工作，并即时将安排告知申请部门；驾驶员需按既定时间到达指定发车点，确保发车准点率达100%。

第四条 信访督办工作

1.对院长信箱来信经校领导批示由职能部门办理的事项，在2个工作日内转到有关职能部门，并在领导规定的时限内进行督察、催办。

2.需学校进行督办工作，于工作任务安排后2日内建立督办工作台账，根据工作任务周期进行实时跟踪，工作任务完成后2日内完成督办任务台账、归档。

第五条  法律事务工作

及时做好合同审查、文件制度合法合规性审查及矛盾纠纷法律咨询，自承办部门提交材料之日起7个工作日内反馈审核或咨询意见。

第六条 凡因工作推诿敷衍未在限定期内办理造成工作被动、失误，或酿成重大事故者，依法依规给予严肃处理。

第七条 本制度自公布之日起执行。由院长办公室负责解释。